Akty prawne, interpretacje, praktyczne wskazówki


Warning: file_exists() [function.file-exists]: open_basedir restriction in effect. File(/home/fiskalne/domains/fiskalne-warszawa.pl/public_html/wp-content/uploads/et_temp/logo-fiskalne1-5563_222x231.jpg) is not within the allowed path(s): (/home/buchcom2/:/tmp:/usr/local/lib/php/:/usr/sbin/:/usr/bin/:/usr/local/bin/:/usr/local/sbin/:/bin/:/sbin/) in /home/buchcom2/domains/fiskalne-warszawa.pl/public_html/wp-content/themes/InReview/epanel/custom_functions.php on line 1330

Warning: file_exists() [function.file-exists]: open_basedir restriction in effect. File(/home/fiskalne/domains/fiskalne-warszawa.pl/public_html/wp-content/uploads/et_temp/logo-fiskalne1-5563_222x156.jpg) is not within the allowed path(s): (/home/buchcom2/:/tmp:/usr/local/lib/php/:/usr/sbin/:/usr/bin/:/usr/local/bin/:/usr/local/sbin/:/bin/:/sbin/) in /home/buchcom2/domains/fiskalne-warszawa.pl/public_html/wp-content/themes/InReview/epanel/custom_functions.php on line 1351
Obowiązki przedsiębiorcy związane z ewidencjonowaniem sprzedaży: wydawanie paragonów

Obowiązki przedsiębiorcy związane z ewidencjonowaniem sprzedaży: wydawanie paragonów

Users
Jak już wspomnieliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów, podstawową funkcją kasy fiskalnej jest rejestracja obrotów oraz kwot podatku należnego (podatku, który jest obliczany w odniesieniu do przychodów ze sprzedaży). W praktyce kasa umożliwia więc fiskusowi kontrolę nad dochodami podatnika i sprawdzenie, czy nie oszukuje on Skarbu Państwa (np. zaniżając należności podatkowe wynikające z obrotów). Aby uniemożliwić sprzedawcom ukrywanie dochodów, Ministerstwo Finansów stworzyło długą listę zakazów i nakazów, które muszą być przez podatników bezwzględnie przestrzegane. Między innymi użytkownik urządzenia fiskalnego jest zobowiązany:

  • do wydawania klientom oryginałów paragonu,
  • wykonywania fiskalnych raportów dobowych,
  • wykonywania pełnych fiskalnych raportów miesięcznych,
  • przeprowadzania co najmniej raz na 24 miesiące obowiązkowego przeglądu technicznego kasy,
  • przechowywania w odpowiednich warunkach raportów fiskalnych, a także wszystkich kopii paragonów.
Istnieje również wiele innych obostrzeń, których użytkownik kasy musi przestrzegać, o ile nie chce mieć problemów z Urzędem Skarbowym. Niektóre z owych wymogów są przez podatników mniej znane, dlatego postanowiliśmy je dokładnie opisać.

 

1. Sprzedawca ma obowiązek wydawania paragonów
Jeśli podatnik podlega obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży, powinien każdą transakcję zarejestrować na kasie. Dane dotyczące transakcji zostają wówczas zapisane w pamięci fiskalnej i uwzględnione w raportach dobowych. Dowodem na to, iż sprzedaż została przez kasę zaewidencjonowana, jest wydrukowanie oryginału paragonu.
Zgodnie z prawem, każdy kupujący towar bądź usługę powinien otrzymać dokument potwierdzający dokonanie zakupu. Paragon stanowi naoczne potwierdzenie, iż sprzedający rejestruje swoje obroty, zaś naliczony w cenie, widniejący na paragonie i zapłacony przez kupującego podatek zostanie odprowadzony do budżetu państwa. Dla Urzędu Skarbowego paragon jest więc dowodem, iż przedsiębiorca uczciwie płaci państwu należne podatki.
Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na pewne sformułowanie, które pojawia się w tekście rozporządzenia i które w wielu przypadkach staje się dla inspektorów skarbowych znakomitym pretekstem do wręczenia sprzedawcy mandatu. Otóż zgodnie z rozporządzeniem paragon musi zostać klientowi wydany – w praktyce oznacza to, iż sprzedawca powinien go oderwać, a następnie przekazać kupującemu. Co więcej, powinien tak uczynić nawet wówczas, gdy klient nie wyraża na to zgody.
Uwaga! Od pierwszego dnia sprzedaży warto więc wyrobić sobie nawyk wręczania paragonów po zakończeniu każdej transakcji.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3,§ 7. pkt. 1 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

 

2. Paragon powinien spełniać wszystkie wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów
Ponieważ paragon jest dokumentem fiskalnym, dlatego jego treść (a nawet rozmiar) zostały przez ustawodawcę szczegółowo opisane. I tak, zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów, szerokość taśmy paragonowej nie może wnosić mniej niż 28 mm, natomiast wysokość znaków na paragonie musi przekraczać 2,50 mm (mniejsza czcionka powoduje, iż treść paragonu jest nieczytelna). Ponadto informacje zawarte na paragonie muszą być podane w określonej kolejności uwzględniającej wszystkie wytyczne ministerstwa. Na każdym paragonie muszą się również pojawiać oznaczenia fiskalne: deskryptor fiskalny, logo fiskalne oraz pełny numer unikatowy kasy (jest to indywidualny numer danego urządzenia wgrywany do pamięci operacyjnej przez producenta). Oznaczenia fiskalne muszą być ustawione centrycznie w jednej linii i obowiązkowo kończyć paragon fiskalny. Ponadto logo fiskalne musi spełniać kryteria opisane w załączniku nr 2 do rozporządzenia ministra finansów.
Reasumując, należy stwierdzić, iż paragon musi zawierać następujące dane:
a) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
b) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
c) numer kolejny wydruku,
d) datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
e) nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) ilość i wartość sprzedaży,
h) wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
i) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
j) łączną kwotę podatku,
k) łączną kwotę należności,
l) kolejny numer paragonu fiskalnego,
m) kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
n) logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
o) oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży;
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników, Rozdział 2, § 5. pkt. 6.

 

3. Paragon musi umożliwić kupującemu łatwą identyfikację towaru
Choć układ i wzór paragonu są na stałe zapisane w pamięci kasy, to kilka z pojawiających się na paragonie elementów musi zostać przez podatnika wcześniej zaprogramowanych. Oznacza to, że do pamięci kasy fiskalnej użytkownik musi wprowadzić pewne dane (może uczynić to sam lub z pomocą serwisanta). Odtąd informacje te będą się pojawiały na każdym paragonie – zarówno na oryginale, jak i jego kopii.
Do informacji, które podatnik musi zaprogramować, należą między innymi nazwy wszystkich towarów i usług tworzących tzw. bazę towarową danej placówki handlowej.
Zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów nazwa towaru pojawiająca się na paragonie musi być na tyle dokładna i zindywidualizowana, aby nabywca mógł na jej podstawie bez trudu określić, jaki towar lub usługa zostały zakupione. W broszurze wydanej przez Ministerstwo Finansów możemy przeczytać, iż „stosowanie na paragonach nazw uniemożliwiających nabywcy sprawdzenie co za towar lub usługę i po jakiej cenie je nabył, nie spełnia wymogów poprawnej nazwy”.
Podczas programowania bazy towarowej podatnik staje więc przed trudnym zadaniem – z jednej strony musi wprowadzić nazwę, która pozwoli na łatwe zidentyfikowanie danego produktu, z drugiej – musi uwzględnić maksymalną ilość tzw. miejsc znakowych przeznaczonych w danym modelu kasy na wpisanie nazwy. Skala trudności rośnie, kiedy baza towarowa sklepu obejmuje bardzo szeroki asortyment towarów, z których każdy musi być paragonie w jakiś sposób zindywidualizowany.
Aby unaocznić Państwu, na czym polega problem, posłużmy się następującym przykładem:
Przykład: Pan Jan sprzedaje w swoim sklepie chleby razowe pochodzące od czterech różnych producentów. Oferowane przez pana Jana chleby różnią się składem, ceną i gramaturą, dlatego ich nazwy powinny zostać zindywidualizowane.  Pan Jan staje jednak przed dylematem, jak zmieścić na niewielkiej powierzchni paragonu nadane przez producentów nazwy: „Żytni chleb razowy na zakwasie”, „Tradycyjny wielkopolski chleb razowy”, „Chleb razowy z ziarnami słonecznika”, „Wieloziarnisty chleb razowy”, „Razowiec ze słonecznikiem i czarnuszką”.
Jak widać z podanego przykładu, indywidualizacja nazw, które powinny znaleźć się na paragonie, może nastręczać podatnikowi sporo problemów. Zbyt ogólna nazwa może zostać zanegowana przez Urząd Skarbowy, zbyt dokładna – po prostu nie zmieści się na paragonie. Dlatego programując nazwy, które będą widniały na paragonie, konsultujmy wszystkie wątpliwości z Urzędem Skarbowym.

 

4. Kopii paragonów nie wolno wyrzucać
Po zakończeniu każdej transakcji dane o sprzedaży zostają trwale zapisane w pamięci operacyjnej kasy fiskalnej, a jednocześnie wydrukowane w formie paragonu. Jednak urządzenie rejestrujące jest tak skonstruowane, iż de facto drukuje dwa paragony: oryginał, który należy oderwać i wręczyć kupującemu oraz kopię, którą powinien zachować sprzedawca. Kopia paragonu jest traktowana jako dokument fiskalny, dlatego podatnik nie może jej zniszczyć ani też wyrzucić.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 2, § 4. 1. ustęp 3 w brzmieniu: Kasa, z zastrzeżeniem ust. 2, musi odpowiadać następującym kryteriom: sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, z zastrzeżeniem § 6, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie;
Rozdział 3 § 7. 1.  ustęp 8 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.4)).

 

5. Kopie paragonów muszą być przechowywane w warunkach zapewniających ich trwałość i czytelność
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe oraz dokumenty muszą być przez podatnika przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Zgodnie bowiem z art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ponieważ kopie paragonów są zaliczane do dokumentów fiskalnych, podatnik musi je zachować przez okres pięcioletni zgodnie z wymaganiami ustawodawcy. W praktyce oznacza to przymus składowania dużej ilości rolek papieru i wydatki związane z wynajęciem magazynu. Problem ten dotyczy zwłaszcza właścicieli dużych sklepów, w których wydaje się dziennie kilkaset paragonów. W ich przypadku przechowywanie setek ton papieru wiąże się z naprawdę wysokimi kosztami.
Jednak i mniejsi przedsiębiorcy mogą mieć kłopoty związane z prawidłowym wypełnieniem zaleceń Ministerstwa Finansów, jako że przechowywane dla potrzeb fiskalnych wydruki często blakną pod wpływem czynników zewnętrznych – słońca, wysokiej temperatury czy też wilgoci. Zwłaszcza paragony wystawiane przez kasy fiskalne wyposażone w drukarki termiczne charakteryzują się tendencją do szybkiego blaknięcia – bywa, że po roku składowania nie da się z nich odczytać ani daty zakupu, ani nazwy produktu.
Wydawać by się mogło, iż w takiej sytuacji odpowiedzialność za brak czytelności paragonów spada na producentów rolek fiskalnych. Często jednak podczas kontroli skarbowej okazuje się, iż wina leży po stronie przedsiębiorcy. Inspektorzy skarbowi sprawdzają bowiem, czy podatnik przestrzegał zaleceń producenta i umieścił wydruki w pomieszczeniu, wykluczającym oddziaływanie czynników zewnętrznych (magazyn powinien spełniać określone kryteria pod względem wilgotności, temperatury oraz nasłonecznienia). Jeśli dojdzie do wniosku, iż przedsiębiorca przechowywał kopie paragonów w nieodpowiednich warunkach, może obarczyć go za to odpowiedzialnością. Gwoli prawdy, należy dodać, iż w przeszłości takie sytuacje zdarzały się sporadycznie i najczęściej podatnik wychodził z nich obronną ręką.

 

 

2 komentarze

  1. Tak wiele wartościowych informacji w tak krótkim tekście naprawdę robi na mnie duże wrażenie. Mam nadzieje, ze wszystkie notki są na tak wysokim poziomie. Powodzenia!

  2. Dziękuję za udostępnione informacje.Mam teraz PEŁNĄ jasność co do tematu wydawania klientom, przez sprzedawców towarów i usług,paragonów fiskalnych !!!

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating