Akty prawne, interpretacje, praktyczne wskazówki

Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z fiskalizacji kasy

Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z fiskalizacji kasy

Fiskalizacja kasy rejestrującej jest równoznaczna z rozpoczęciem sprzedaży – od tej chwili podatnik ma obowiązek ewidencjonowania obrotów i rejestrowania wszystkich transakcji na kasie. Powinien również pamiętać o następujących wymogach, które nakłada na niego Rozporządzenie Ministra Finansów:

1. Podatnik może wykorzystywać kasę fiskalną tylko i wyłącznie do ewidencji własnej sprzedaży
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3, § 7. pkt. 9 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: stosować kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie, z zastrzeżeniem ust. 7.

 

2. W przypadku awarii kasy podatnik – o ile nie dysponuje kasą rezerwową – musi bezwzględnie zaprzestać sprzedaży
W przypadku awarii urządzenia podatnik nie może kontynuować sprzedaży, chyba że dysponuje kasą rezerwową, którą zgłosił w przewidzianym terminie w Urzędzie Skarbowym. Nie może również pożyczyć kasy fiskalnej np. od kolegi ani też prowadzić tzw. „sprzedaży na zeszyt”. Dodajmy, iż sprzedaż z pomięciem kasy jest traktowana jako wykroczenie skarbowe i grożą za nią nieprzyjemne w skutkach konsekwencje finansowe.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3, § 7. pkt. 3 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży, w przypadkach określonych w art. 111 ust. 3 ustawy.
Podstawa prawna:Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Rozdział 3, Art. 111, ustęp 3 w brzmieniu: Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

 

 
3. Przed przeniesieniem kasy do nowej placówki przedsiębiorca musi zawiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy
Po złożeniu przez przedsiębiorcę „Zawiadomienia o liczbie i miejscu instalacji kas fiskalnych”, kasa zostaje niejako „przypisana” do adresu, pod którym podatnik prowadzi sprzedaż detaliczną. O tej pory nie można przenosić urządzenia pomiędzy punktami sprzedaży bez wiedzy i zgody Urzędu Skarbowego. Dlatego też podatnik, który zamierza rozpocząć sprzedaż w nowej lokalizacji, jest zobowiązany do powiadomienia fiskusa w formie pisemnej o każdej zmianie miejsca instalacji kasy.
W piśmie tym należy umieścić następujące dane:
– imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
– NIP podatnika,
– numer ewidencyjny kasy,
– numer unikatowy kasy,
– adres dotychczasowego miejsca użytkowania kasy,
– adres nowego miejsca instalacji kasy,
– datę przeniesienia kasy.
 Niektóre Urzędy Skarbowe w takiej sytuacji mogą dodatkowo zażądać odczytu zawartości pamięci fiskalnej (czyli wydrukowania raportu okresowego od momentu zainstalowania kasy do chwili jej przeniesienia).

 

3. Podatnik musi nanieść numer ewidencyjny na obudowę kasy
Po aktywacji modułu fiskalnego i zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego gotowego do pracy urządzenia, naczelnik właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego po sprawdzeniu wszystkich wymaganych dokumentów nadaje kasie numer ewidencyjny. Na jego wydanie Urząd Skarbowy ma maksymalnie 30 dni, licząc od daty złożenia druku „Zgłoszenia kasy przez podatnika”. Nadany numer może być wysłany pocztą lub odebrany osobiście przez przedsiębiorcę. Numer ten identyfikuje konkretne urządzenie i nie może zostać przeniesiony na inną kasę. Przepisy stanowią również, iż w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie. Oznacza to, iż jeśli podatnik zakupi używane urządzenie, będzie ono miało nadal ten sam numer ewidencyjny, który wcześniej otrzymał poprzedni właściciel. Warto zwrócić uwagę, iż ustawodawca zażyczył sobie, aby numer został naniesiony na kasę w sposób trwały i widoczny – dlatego warto nanieść numer na kasę kolorowym markerem lub przykleić  odporną na ścieranie nalepkę z numerem. Za niedopełnienie tego obowiązku podatnik może być ukarany mandatem skarbowym, dlatego warto o nim pamiętać.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3, § 7. pkt. 11 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: nanieść na obudowę kasy w sposób trwały numer ewidencyjny, o którym mowa w § 13.

 

4. Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy fiskalnej w miejscu sprzedaży przez cały okres jej użytkowania
Książka serwisowa musi być przechowywana w miejscu zainstalowania kasy rejestrującej (nie należy więc trzymać jej w domu lub w siedzibie firmy, gdyż podczas kontroli skarbowej może nas to narazić na spore nieprzyjemności – z reguły w takich przypadkach urzędnik skarbowy w pierwszej kolejności prosi o pokazanie książki). Należy również zadbać o to, by książka serwisowa była w poprawny sposób wypełniona i zawierała następujące dane:
– numer ewidencyjny kasy fiskalnej, nadany przez naczelnika Urzędu Skarbowego (jeśli urzędnik fiskusa nie wpisał do książki numeru, powinien to za niego uczynić podatnik),
– sposób użytkowania kasy oraz pieczęć Urzędu Skarbowego (po otrzymaniu numeru ewidencyjnego podatnik musi się zgłosić do Naczelnika Urzędu Skarbowego z książką serwisową kasy po pieczątkę – jej brak jest często traktowany jako wykroczenie skarbowe),
– informacje o obowiązkowych przeglądach technicznych,
– adnotacje o dokonanych naprawach (należy zwrócić uwagę, czy wszystkie wpisy serwisanta zostały opatrzone podpisem oraz pieczątką – za brak staranności firmy serwisującej odpowiada przed fiskusem podatnik).
Dodajmy także, iż podatnik ma obowiązek przechowywania książki przez 5 lat po zakończeniu pracy na kasie czy też po zapełnieniu pamięci fiskalnej.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3, § 7. pkt. 12 i 13 w brzmieniu: Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas:
12) dokonywać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, jak również umożliwiać dokonanie wpisów serwisantowi kasy;
13) przechowywać książkę kasy przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie właściwych organów, a także programy, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 2, § 6 ust. 4 pkt 1.

 

5. W przypadku zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej podatnik musi o tym fakcie poinformować Urząd Skarbowy
W przypadku, kiedy dojdzie do zgubienia, zniszczenia bądź zapełnienia wpisami książki serwisowej, należy poinformować o tym firmę serwisującą oraz Urząd Skarbowy. Serwisant występuje wówczas do producenta urządzenia o wydanie duplikatu książki.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3, § 7. 2. ustęp 6 w brzmieniu:. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy musi być umieszczony napis „DUPLIKAT”.

 

 
6. Podatnik odpowiada za poprawne zaprogramowanie kasy
Pamiętajmy, iż serwisant nie musi znać stawek VAT na określone towary i nie odpowiada za popełnione w tym zakresie błędy. Dlatego podczas programowania kasy zwróćmy uwagę na prawidłowe przyporządkowanie stawek podatku do wymaganych przez ustawodawcę oznaczeń literowych. Przypomnijmy, iż:
– literze „A” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 23%,
– literze „B” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 5%,
– literze „C” jest przyporządkowana stawka podatku w wysokości 0%,
– literom od „D” do „G” odpowiadają kolejne stawki podatku wprowadzane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku.
Jeśli będziemy sprzedawać towary z niewłaściwą stawką VAT, czekają nas bardzo poważne sankcje skarbowe – w takich przypadkach fiskus nie ma litości i przewiduje bardzo wysokie kary.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników.
Rozdział 3: § 7. 1. pkt. 4 i 16. w brzmieniu: „Podatnicy mają obowiązek dokonywać weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług oraz właściwego ich przyporządkowania do stawek podatku oraz niezwłocznego zgłaszania prowadzącemu serwis kas każdej nieprawidłowości w jej pracy”.
„Stosować przyporządkowanie do oznaczeń literowych stawek podatku zgodnych z zasadami określonymi w § 5 ust. 1 pkt. 1 lit. c; ewentualne odstępstwa są dopuszczalne w starszych typach kas, gdzie liczba przewidzianych w konstrukcji kasy grup podatkowych jest mniejsza niż wynika z tego przepisu”.
 

 

7. Prowadzenie sprzedaży bez kasy fiskalnej, ewidencjonowanie tylko części sprzedaży lub sprzedaż z niewłaściwie przyporządkowanymi stawkami VAT powoduje różnorodne sankcje skarbowe
We wszystkich wymienionych przypadkach urząd skarbowy może nałożyć karę grzywny do 240 stawek dziennych. Ponadto, jeżeli podatnik nie wykaże sprzedaży w deklaracji VAT, zostanie dodatkowo ukarany karą grzywny do 720 stawek dziennych lub karą pozbawienia wolności do 2 lat (albo obu tym karom łącznie). Urząd Skarbowy może również nałożyć dodatkową karę w wysokości 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego.
Podstawa prawna:Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Rozdział 3, Art. 111. Ustęp 2 w brzmieniu: Podatnicy naruszający obowiązek określony w ust. 1 do czasu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących tracą prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

 

 

6 komentarzy

  1. Czy jest jakaś kara za nie drukowanie albo złe drukowanie raportów dobowych? A w ogóle to trzeba te raporty drukować, czy one są tylko na mój własny użytek? Szczerze przyznam, że mamy w hurtowni mało sprzedaży detalicznej i ciągle o tym zapominamy… albo drukujemy raport po trzech dniach. Walają nam się te raporty po szufladach. Najlepiej w ogóle byśmy ich nie drukowali…

    • Raporty dobowe są dokumentami księgowymi – drukuje je Pani przede wszystkim dla fiskusa, który na ich postawie sprawdza, czy nie oszukuje Pani Skarbu Państwa i prawidłowo odprowadza należne podatki. Raporty dobowe muszą być wykonywane codziennie po zakończeniu sprzedaży (powinna Pani o tym przypominać sama kasa, chyba że ma Pani baaardzo stary model). Ponadto raporty dobowe muszą być archiwizowane – z reguły oddaje się je po zakończeniu miesiąca księgowej, która wylicza na ich podstawie podatek.
      Proponuję przejrzeć szuflady i jak najszybciej zrobić z raportami porządek. W przypadku kontroli skarbowej może mieć Pani kłopoty.

  2. Wpis przydatny i świetnie się go czyta. Jestem zadowolony, ze trafiłem na tę stronę, dzięki za wszystko 🙂 Pozdrawiam!

  3. Bardzo interesująca strona internetowa. Polecam znajomym, czekam na więcej.

  4. co należy zrobić gdy sfiskalizowało się kasę ze stawka VAT 23 a nie jest się Vatowcem

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating