Akty prawne, interpretacje, praktyczne wskazówki

6 uniwersalnych wskazówek – jak wybrać kasę fiskalną?

6 uniwersalnych wskazówek – jak wybrać kasę fiskalną?

Kasa fiskalna dla salonu kosmetycznego, drukarka fiskalna dla mechanika, urządzenie fiskalne dla lekarza… jak wybrać sprzęt do ewidencji sprzedaży, który trafi w nasze potrzeby? Który sprawdzi się w naszej branży, w naszej firmie, w naszym lokalu? Oto kilka praktycznych wskazówek, które warto wziąć pod uwagę, gdy zastanawiamy się, jak wybrać kasę fiskalną?

1.KASA FISKALNA CZY DRUKARKA FISKALNA?

To pierwsza sprawa, nad którą warto się zastanowić. Co będzie praktyczniejsze w mojej działalności:  kasa fiskalna czy drukarka fiskalna? Żeby to ustalić, trzeba najpierw wiedzieć, czym te urządzenia różnią się od siebie.

Ogólnie rzecz biorąc kasa fiskalna i drukarka fiskalna służą do tego samego celu. Z ich pomocą możemy prowadzić ewidencję sprzedaży i podatku należnego oraz drukować paragony fiskalne. Urządzenie te działają jednak inaczej. Jak?

KASA FISKALNA może pracować całkowicie niezależnie. Nie wymaga podłączenia do komputera czy do laptopa. Posiada wszystko, czego potrzeba, aby działać autonomicznie. Klawiatura, wyświetlacz (jeden lub dwa) i mechanizm drukujący. Ustawisz ją na recepcji lub ladzie sprzedażowej i możesz stosować do ewidencji sprzedaży – oczywiście po uprzednim skonfigurowaniu i zafiskalizowaniu.

Dla kogo kasa fiskalna? Kasa fiskalna sprawdzi się wszędzie tam, gdzie nie ma potrzeby korzystania ze specjalnej aplikacji komputerowej do obsługi sprzedaży. Również dla tych przedsiębiorców, którzy potrzebują urządzenie mobilne. Przenośne kasy fiskalne mają wydajne akumulatory, niewielkie gabaryty i niską wagę. Taka kasa fiskalna przyda się także w miejscu, w którym zdarzają się przerwy w dostawie prądu – dla kosmetyczek, które oprócz pracy w salonie, wykonują zabiegi w domach klientek, dla sezonowych usług gastronomicznych, lekarzy, którzy przemieszczają się pomiędzy gabinetami itd.

DRUKARKA FISKALNA  w przeciwieństwie do kasy fiskalnej, nie jest w pełni autonomiczna. Pracuje za pośrednictwem programu sprzedażowego zainstalowanego na komputerze, dlatego konieczne jest podłączenie do niej właśnie komputera lub laptopa. Drukarka fiskalna kosztuje więcej, ale aplikacja, z której korzysta umożliwia też wykonywanie bardziej zaawansowanych operacji. Urządzenie to posiada więc funkcji, opcji komunikacyjnych, wydruków niefiskalnych, możliwości analizy danych sprzedażowych i generowania raportów.

Dla kogo drukarka fiskalna? Drukarkę fiskalną możemy polecić dla dużych punktów usługowych, z szerokim zakresem usług, który zajmuje się również sprzedażą towarów. Jak wspomnieliśmy, specjalna aplikacja sprzedażowa dedykowana dla danej branży, pozwoli na łatwy dostęp do danych o transakcjach, cenach, usługach, produktach czy też klientach. Pomoże analizować wyniki sprzedaży i tworzyć różne raporty i bilanse. Rozwijający się salon kosmetyczny czy fryzjerski lub warsztat samochodowy na pewno doceni możliwości, jakie daje drukarka fiskalna.

2.KOPIA PARAGONU – ELEKTRONICZNA CZY PAPIEROWA?

Każda podatnik stosujący kasę fiskalną ma obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności z danej sprzedaży.

5 lat to długo, zwłaszcza jeśli przeliczymy miesiące w roku na ilość zużytych papierowych rolek i przestrzeń na ich przechowywanie. Okazania kopii paragonów może żądać kontrola skarbowa i to w dowolnym momencie – a więc również tuż przed upływem 5 lat. Producenci kas fiskalnych wyszli naprzeciw potrzebom podatników i zastąpili podwójny mechanizm drukujący (na dwie papierowe rolki) – pojedynczym. Kopie paragonów fiskalnych zapisują się w formie danych na karcie SD/SDHC – dzięki zastosowaniu modułu elektronicznej kopii paragonu. Karta SD, chociaż mała, posiada imponującą pojemność. Pomieści ona dane z ok.3330 tradycyjnych papierowych rolek i wystarczy na cały okres użytkowania kasy. Wiele modeli kas fiskalnych dostępnych na rynku wciąż oferuje zapis kopii na drugiej papierowej rolce, ten nowoczesne mają jednak w standardzie kopię elektroniczną. My polecamy to drugie rozwiązanie, ze względu na szeroko rozumiane oszczędności. Ale wybór należy do Ciebie.

3.WYDAJNOŚĆ AKUMULATORA

Wydajność akumulatora wewnętrznego w kasie fiskalnej to kolejna sprawa, którą warto wziąć pod uwagę przy wyborze urządzenia dla swojej działalności. Zwłaszcza, jeśli wiemy, że nie zawsze podczas sprzedaży będziemy mieć dostęp do prądu. Sezonowa sprzedaż na targach czy plaży, letnie usługi gastronomiczne w miejscowościach turystycznych, usługi  z dojazdem do klienta – kosmetyczne czy fryzjerskie, domowe wizyty lekarskie itd. Każdy przedsiębiorca, który będzie przemieszczać się z kasą fiskalną musi przyjrzeć się wydajności akumulatora. W których kasach fiskalnych lub drukarkach fiskalnych akumulatory są najbardziej wydajne? Mają je z pewnością mobilne kasy fiskalne. Przenośne urządzenia rejestrujące pozwalają na pracę przez cały dzień w miejscu, gdzie nie ma dostępu do energii elektrycznej i nie  wymagają w tym czasie ładowania baterii. A jeśli pojawi się taka konieczność, posiadają opcję ładowania z użyciem ładowarki samochodowej.

4.POJEMNOŚĆ BAZY TOWARÓW I USŁUG

Pojemność bazy towarowej to ważny parametr zwłaszcza dla tych punktów handlowo-usługowych, w których wykonuje się dużo różnego rodzaju zabiegów czy sprzedaje dużo towarów. Im więcej usług i produktów masz w ofercie – tym więcej pozycji musisz zaprogramować w pamięci swojego urządzenia fiskalnego. Z kolei im więcej pozycji masz do zaprogramowania, tym większa powinna być baza towarów Twojej kasy lub drukarki fiskalnej.

Zanim zdecydujemy się na konkretne urządzenie fiskalne, zastanówmy się, ile różnych pozycji będziemy musieli wprowadzić do jego pamięci. Zapiszmy wynik i zapamiętajmy – przyda się przy zakupie w serwisie kas fiskalnych.

Ile pozycji można zaprogramować w bazie towarów i usług? Od 2.000 do nawet 150.000 pozycji! Wszystko zależy od urządzenia, którym będziemy dysponować – większe bazy mają zazwyczaj drukarki fiskalne.

Pamiętaj! Zgodnie z przepisami, nazwy usług, które świadczysz oraz towarów, które sprzedajesz nie mogą być zbyt ogólne. Gdy klient spojrzy na wydrukowany paragon fiskalny, nie może mieć żadnych wątpliwości, za jaką usługę lub jaki produkt zapłacił.

5.LICZBA ZNAKÓW W NAZWIE TOWARU LUB USŁUGI

Wbrew pozorom to ważny szczegół. Im więcej znaków w nazwie towaru lub usługi masz do swojej dyspozycji, tym bardziej precyzyjną nazwę towaru lub usługi stworzysz. Liczba znaków na paragonie waha się od 18 do nawet 40 znaków. Jest ona zależna od rodzaju kasy czy drukarki fiskalnej, którą posiadasz. Jeśli więc wykonujesz w swoim punkcie dużo różnych usług i sprzedajesz rozmaite produkty, zdecyduj się na urządzenie fiskalne z dłuższą nazwą do zaprogramowania. Dzięki temu zapiszesz precyzyjne nazwy i klient nie będzie miał żadnych wątpliwości, za co zapłacił.

6.WIELKOŚĆ I WAGA

Kasa fiskalna to kolejne urządzenie, na które trzeba znaleźć miejsce w firmie. Jeżeli jest to urządzenie stacjonarne – musisz zaplanować przestrzeń na biurku, ladzie recepcyjnej lub sprzedażowej. Jeżeli masz recepcję z prawdziwego zdarzenia, szeroką ladę lub biurko, wielkość i waga kasy fiskalnej nie będzie Ciebie tak bardzo ograniczać. A co jeśli nie masz miejsca na kasę? Możesz zdecydować się na mobilne kasy fiskalne. Urządzenie przenośne mają niewielkie gabaryty i niewiele ważą. Bez problemu przeniesiesz je z miejsca na miejsce albo zabierzesz do domu z gabinetu. Niektóre mobilne kasy fiskalne zmieszczą się w torebce, teczce, a nawet w kieszeni. Waga i wielkość kasy fiskalnej liczy się też podczas pracy w terenie i w trudnych warunkach. Ułatwiają ją praktyczne akcesoria, które przedłużają żywotność urządzenia (np. pokrowiec czy silikonowa nakładka na klawiaturę) i podwyższają komfort użytkowania (smycz do zawieszenia kasy na szyi, uchwyt samochodowy czy ładowarka samochodowa).

Teraz już wiesz, jak wybrać kasę fiskalną? A może masz jakieś wątpliwości lub pytania. Zawsze możesz je zadać w komentarzu, a my zrobimy wszystko co możemy, żeby dać Ci najlepszą odpowiedź!

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating